ЕФС-1 за 2026 год: какие подразделы сдавать и в какие сроки

Один раз в год, по итогам 2026 года, нужно сдать только подраздел 1.2 про страховой стаж, и крайний день здесь 25 января 2027 года. Это понедельник, перенос не нужен. Остальные части ЕФС-1 живут по своему расписанию. Кадровые сведения из подраздела 1.1 отправляют вслед за событиями. Травматизм (раздел 2) и допвзносы на накопительную пенсию (подраздел 3) уходят в СФР раз в квартал. Сроки приведены по 27-ФЗ и материалам СФР.

Какие подразделы входят в ЕФС-1?

Бланк и правила заполнения закреплены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (Минюст зарегистрировал его 18.12.2025 под номером 84665). Форматы определил другой приказ того же дня, № 1463. Оба применяются с 30.12.2025. Затем приказ от 15.04.2026 № 389 обновил справочник кодов должностей для подраздела 1.3 и внёс правки в форматы. Образец формы есть в КонсультантПлюс.

Структура по приказу № 1462 такая. Подраздел 1.1 содержит сведения о трудовой деятельности и о работе по иным основаниям, подраздел 1.2 посвящён страховому стажу, а подраздел 1.3 оплате труда и условиям работы в бюджетных учреждениях. Для льготников к подразделу 1.2 прилагают подраздел 2 раздела 1 с основаниями для досрочной пенсии. В подразделе 3 указывают, за кого внесены допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя. Раздел 2 занял место бывшего 4-ФСС: это взносы на травматизм с подразделами 2.1, 2.1.1, 2.2 и 2.3.

Подраздел 1.3 сдают только государственные и муниципальные учреждения определённых видов деятельности: так СФР видит, как оплачивается труд бюджетников. Коммерческому бизнесу он не нужен.

Что и когда подавать за 2026 год?

Годового срока для подраздела 1.1 в законе нет. Подраздел 1.2 отправляют по завершении года, крайний срок наступает 25-го числа месяца, который идёт за годом (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). За прошлый год крайней датой было 26.01.2026, за нынешний получается 25.01.2027. Текст нормы доступен в КонсультантПлюс.

Раздел 2 по травматизму идёт ежеквартально, и срок тоже 25-е число после отчётного периода. В 2026 году по календарю СФР вышло так: 26.01.2026, 27.04.2026, 27.07.2026, 26.10.2026. Если 25-е выпало на выходной, дата уезжает на ближайший будний день. За IV квартал 2026 года по этому же правилу получается 25.01.2027. Эта дата рассчитана по правилу 25-го числа и календарю.

Подраздел 3 поступает в СФР четырежды: после первого квартала, полугодия, девяти месяцев и по итогам года. Каждый раз срок 25-е число следующего месяца.

За кого подавать подраздел 1.2 по итогам 2026 года?

Не обо всех сотрудниках, а о тех, у кого в течение года был стаж с особенностями из закрытого списка в п. 3 ст. 11 27-ФЗ. Данные собирают за весь календарный год. В список попадают, например, такие ситуации:

• работа на льготных основаниях: статьи 30, 31 и пункты 6, 7 части 1 статьи 32 закона № 400-ФЗ;
• работа в зоне Чернобыля, государственные должности и госслужба;
• полный навигационный период, сезонная работа или вахта;
• простой или отстранение от работы;
• пособие по безработице и общественные работы;
• отпуск по уходу за ребёнком и отпуск без сохранения заработной платы;
• приостановка трудового договора по статье 351.7 ТК РФ;
• священнослужители.

С 01.07.2026 перечень шире благодаря закону от 20.02.2026 № 29-ФЗ. Теперь учитывается любой отпуск по уходу за ребёнком, а не только от полутора до трёх лет. Кроме того, добавились священнослужители и приостановление госслужбы по статье 53.1 закона № 79-ФЗ. Весь список можно посмотреть на странице СФР. Подать подраздел 1.2 на каждого работника работодатель тоже вправе.

Представим фирму, где работает четыре человека. Сотрудница почти весь 2026 год провела в отпуске по уходу за ребёнком, другой человек брал отпуск за свой счёт. О них двоих подраздел 1.2 сдают обязательно. По двум остальным он не требуется, хотя ничто не мешает подать и его.

Есть и нюанс. Если на сотрудника в 2026 году уже отправляли подраздел 1.2 с типом «Назначение пенсии», то итоговый за год пойдёт с типом «Исходная». Тип «Назначение выплат по ОСС» с 01.01.2026 не используется.

В какие сроки подаётся подраздел 1.1?

Годовой цикл ему чужд: подраздел 1.1 следует за событиями, причём скорость различается. Принятого, уволенного или переведённого на приостановку договора человека нужно отразить к концу рабочего дня, следующего за днём приказа. Переводы на другую постоянную работу и заявления сотрудника о том, вести ли трудовую книжку или передавать сведения о трудовой деятельности, подаются спокойнее: до 25-го числа месяца после месяца приказа или заявления. Для ГПХ срок опять короткий. Заключили или завершили договор, на следующий рабочий день сведения уже должны лежать в СФР. Это относится к датам заключения и прекращения, а также к условию об уплате взносов на травматизм (пункты 5 и 6 статьи 11 27-ФЗ).

Как сдавать ЕФС-1: бумагой или электронно?

Решает число застрахованных лиц за отчётный период, и работающие по ГПХ входят в это число. Если людей больше 10, то есть от 11, единую форму принимают только в электронном виде, с усиленной квалифицированной подписью. Организация, где их 10 и меньше, вправе выбрать бумагу или электронный путь (пункт 2 статьи 8 27-ФЗ).

С 01.07.2026 СФР ждёт ЕФС-1 в новом формате, актуальная xsd-схема опубликована на сайте ведомства. До отправки СФР рекомендует проверить отчёт в программе ПО ПД. Придёт уведомление об ошибках или расхождениях, и на исправление у вас пять рабочих дней. Форматы описаны на сайте СФР.

Бумажный отчёт там, где нужен электронный, ведёт к штрафу, а запас на исправления всего пять рабочих дней. Поэтому электронную отправку, скажем, через Контур.Экстерн, лучше наладить и проверить до 25 января.

Какие штрафы за ЕФС-1?

• 500 рублей на каждое застрахованное лицо, если сведения не подали вовремя или подали неполными либо недостоверными по пунктам 2 и 2.1 статьи 11 (часть 3 статьи 17 27-ФЗ). На практике это касается ГПХ, стажа и допвзносов.
• 1000 рублей, когда обязательна электронная форма, а отчёт принесли на бумаге (часть 4 статьи 17).
• Половина суммы, если санкции оплатить в первые 10 календарных дней после получения требования (часть 16 статьи 17).
• От 300 до 500 рублей для должностных лиц по части 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Индивидуальных предпринимателей без образования юрлица эта статья не затрагивает.
• По разделу 2: 5 процентов от взносов, начисленных к уплате за три последних месяца отчётного периода, за каждый месяц просрочки, даже неполный. Потолок 30 процентов, минимум 1000 рублей (статья 26.30 закона № 125-ФЗ).

Подробнее о санкциях написано на сайте СФР.

Когда застрахованных больше 10, отчёт обязан уходить электронно с квалифицированной подписью, для этого подойдёт Контур.Экстерн. Организациям, у которых их 10 и меньше и отчёт идёт на бумаге, электронный сервис не нужен.

Частые вопросы

Есть ли для ЕФС-1 за 2026 год годовой срок 1 марта?

Нет, в действующей статье 11 закона 27-ФЗ такого срока для ЕФС-1 не предусмотрено. Годовой подраздел 1.2 нужно подать до 25.01.2027.

Нужно ли сдавать подраздел 1.2 на всех сотрудников?

Нет, обязательно только на сотрудников со стажем с особенностями из перечня пункта 3 статьи 11. Подать подраздел на всех работников вы вправе.

Изменится ли форма ЕФС-1 в 2027 году?

Пока работает форма по приказу № 1462 с поправками.

Что делать, если пришло уведомление об ошибках?

Исправить замечания нужно за пять рабочих дней. Чтобы такое уведомление не пришло, проверьте отчёт программой ПО ПД перед отправкой.

Кто сдаёт подраздел 1.3?

Только государственные и муниципальные учреждения определённых видов деятельности. Коммерческим организациям он не нужен.