МЧД для сдачи отчётности: кому нужна доверенность и как её выпустить

Бухгалтер открывает отправку РСВ: подпись в сертификате есть, доверенности под ней нет. Директор в командировке, до срока два дня. МЧД не делается одним кликом: её составляют, подписывают подписью руководителя и ждут регистрации.

Кому нужна МЧД для сдачи отчётности?

МЧД нужна, когда отчёт подписывает не руководитель, а другой человек: бухгалтер, кадровик, внешний исполнитель. Он ставит свою квалифицированную подпись физлица и прикладывает доверенность от организации. Руководитель, который вправе действовать без доверенности, подписывает подписью организации, и МЧД ему не нужна. Так же поступает ИП, если отчёт подписывает сам.

СФР прямо пишет об этом на своём сайте: после перехода на Единую цифровую платформу при подписи подписью физлица МЧД обязательна. Подпись для сотрудника выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, а доверенность делает организация.

Какой формат МЧД выбрать для ФНС и СФР?

Для ФНС подходят два формата: налоговый версии 5.03 и единая МЧД версии 003. Для СФР нужна доверенность по формату самого фонда. Налоговая и социальная доверенности друг друга не заменяют, поэтому тому, кто сдаёт и РСВ, и ЕФС-1, нужны два документа.

Что подтверждено на официальных сайтах:

• Формат 5.03 утверждён приказом ФНС от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@, инспекции принимают его с 10 января 2025 года. Формат 5.01 принимали до 28 февраля 2025 года включительно (nalog.gov.ru, 21.01.2025 и 13.03.2025).
• По методическим материалам ФНС, единую МЧД 003 налоговые органы принимают с 1 марта 2025 года. Формат 5.03 допускает передоверие и нескольких представителей.
• УФНС по Пермскому краю пишет (15.09.2026): 5.03 годится только для общения с налоговой. Если одна доверенность нужна и налоговой, и контрагентам, оформляют единую МЧД 003.
• В памятке ФНС перечислены три типа: единая форма 003, базовая форма 002 и доверенность для налоговых органов.
• Формат МЧД для СФР утверждён приказом СФР от 27.05.2024 № 848.

Старая доверенность из-за смены версии формата не прекращается: ФНС прямо называет это не основанием для прекращения.

Где и как выпустить МЧД?

Выпустить можно в сервисе ФНС, у оператора отчётности или в программе учёта. Порядок один: заполнить данные, получить XML, подписать подписью руководителя, зарегистрировать и дождаться принятия. Только после этого сотрудник отправляет отчёт, иначе подпись останется без подтверждённых полномочий и отчёт могут не принять.

Вручную налоговая доверенность делается так:

1. Откройте сервис ФНС (service.nalog.ru/dovel/), заполните данные доверителя и представителя.
2. Выберите полномочия из классификатора, нажмите «Сформировать XML» и сохраните номер (GUID).
3. Подпишите XML подписью руководителя, получив отдельный файл подписи (SIG, P7S или SGN).
4. Загрузите XML и подпись в распределённый реестр ФНС (m4d.nalog.gov.ru) и проверьте статус.

Страница ФНС с этой инструкцией помечена как архивная, так что интерфейс перед работой сверьте.

Через оператора проще. В Контур.Экстерне доверенность заполняют в «Реквизитах и настройках», пункт «Доверенность». По справке сервиса, её отправляют один раз до начала сдачи, ждут, пока примут, и только потом передают отчёт.

Для СФР доверенность формируют в учётной программе, у оператора или в бесплатной программе фонда «АРМ Доверенность» и отправляют в реестр СФР. После регистрации статус меняется на «Зарегистрирована» (отделение СФР по Тверской области, 24.09.2026).

Кто подписывает МЧД?

Подписывает квалифицированной подписью руководитель организации или другое лицо, которое вправе действовать от её имени без доверенности. У ИП это сам предприниматель. Операторы подтверждают: доверенность, подписанную сотрудником, ФНС отклоняет, поэтому подписывать её бухгалтеру своей подписью бессмысленно. Нужна подпись именно доверителя.

Выходит, без директора МЧД не выпустить, даже если всё подготовил бухгалтер. Если директор далеко, соберите XML заранее и отправьте ему на подпись: откреплённую подпись ставит любая программа, которая это умеет.

МЧД подписывает руководитель, поэтому её выпуск стоит планировать, пока директор на месте

Какие полномочия указать для отчётности?

Полномочия выбирают кодами из справочника, а не свободным текстом. Для ФНС это Справочник полномочий представителя налогоплательщика (СППР), для СФР собственный классификатор. Код из чужого справочника система не примет, а доверенность с неподходящим полномочием отчёт не подтвердит. Лучше выбирать коды под формы, которые сотрудник реально сдаёт.

Коды ФНС, сверенные со справочником (набор 7707329152-sppr, изменён 14.08.2025):

• 2: представлять налоговую декларацию, другую отчётность;
• 3: получать документы в налоговом органе;
• 21: подписывать документы (информацию);
• 22: представлять документы (информацию);
• 99: полные полномочия по представлению интересов налогоплательщика.

В письме от 16.08.2023 № ЗГ-3-26/10692 ФНС пишет, что коды 03, 21 и 22 нужны для подписания и представления документов без отдельных кодов и для получения документов от инспекции. УФНС по Пермскому краю добавляет, что для ответа на требования обычно хватает этих трёх, а код 99 заменяет все остальные.

Для СФР, по справкам отделений фонда, в доверенности нужен код SFR_000001 (сведения для индивидуального учёта и о страховых взносах на травматизм) или вышестоящий: FSS_000002 либо FSS_000000.

Сколько действует МЧД и как её отозвать?

Срок указан в самой доверенности. Если его нет, по пункту 1 статьи 186 ГК она действует год со дня совершения. Налоговую МЧД отзывают электронным заявлением по формату ФНС, подписанным руководителем. После подачи заявления прежняя доверенность перестаёт действовать. Дату окончания стоит отслеживать самим.

Заявление об отзыве в формате 5.03 закрывает доверенности 5.01, 5.02 и 5.03 (nalog.gov.ru, 21.01.2025). Остальные основания прекращения перечислены в пункте 1 статьи 188 ГК: истечение срока, отмена доверителем, отказ представителя, прекращение юрлица.

По справке Контура от 16.09.2025, новая МЧД старую не отменяет. Уволился сотрудник, значит, его доверенность отзывайте отдельно.

Можно ли передоверить МЧД?

Можно, если это разрешено доверенностью или законом. По статье 187 ГК срок доверенности в порядке передоверия не больше срока исходной, а следующее передоверие допустимо только при прямом указании в первой доверенности. Формат ФНС 5.03 передоверие поддерживает, но ограничения из закона всё равно действуют.

Нотариальное удостоверение по пункту 3 статьи 187 нужно при передоверии, но не для доверенностей, которые выдают юридические лица и руководители филиалов. Как это принимает конкретная система, уточняйте заранее, а не в день срока.

Честно про неудобства

Выпуск держится на подписи руководителя: нет его под рукой, доверенность не уйдёт. Налоговый и социальный документы оформляются отдельно, коды подбираются под каждую систему. Регистрация занимает время. Отчёт можно отправлять только после принятия, так что оставлять выпуск на последний день рискованно. Источники расходятся, какой формат ФНС брать, и поддержка 003 и 5.03 у операторов может отличаться.

Когда сервис не нужен

Если отчёты всегда подписывает директор подписью организации, МЧД вам не нужна. Не нужна она и при сдаче бумажного отчёта в инспекцию: там действуют обычные правила о доверенностях.

Типичная ошибка

Бухгалтер получила от директора доверенность «для налоговой» и отправила ЕФС-1. Доверенность была в налоговом формате, в реестре СФР её нет, отчёт не принят. Налоговая и социальная доверенности регистрируются в разных системах, проверяйте каждую заранее.

Что не учли

Не разбирали МЧД для Росстата, торговых площадок и банков, а также случай нескольких руководителей. О последствиях неуполномоченной подписи читайте в отдельной статье.

Частые вопросы про выпуск МЧД

Бухгалтер сам регистрирует МЧД?

Обычно нет. Регистрацию делает тот, кто выпускает доверенность: руководитель или оператор по его поручению. Бухгалтеру нужен номер доверенности и статус «принята». Подписывает документ руководитель.

Какой код нужен для сдачи декларации?

В справочнике ФНС для представления декларации и другой отчётности есть код 2. Для подписи и представления документов без отдельных кодов берут 21 и 22, для получения документов 3. Код 99 даёт полные полномочия, по умолчанию его лучше не ставить.

Один документ подойдёт и для ФНС, и для СФР?

Нет. У СФР собственный формат (приказ от 27.05.2024 № 848) и свой реестр. Налоговая МЧД и доверенность для СФР друг друга не заменяют.

Что делать, если доверенность закончилась?

Выпустить новую и дождаться регистрации до отправки отчёта. Срок записан внутри файла, поэтому на практике это новый документ. Дату окончания внесите в календарь заранее.

Можно выпустить МЧД, если директор в отъезде?

Да, если у него есть квалифицированная подпись и он может подписать файл удалённо. Подготовьте XML заранее, директору останется подписать и вернуть файл подписи. Без его подписи доверенность не зарегистрируют.

Один шаг на эту неделю

Выпишите, у кого из сотрудников есть МЧД и когда она заканчивается, отдельно для ФНС и для СФР. Если срок истекает до ближайшей отчётности, попросите директора подписать новую уже сегодня.