Самозанятый бухгалтер и 10 клиентов: как вести их в одном сервисе легально

Бухгалтер-фрилансер ведёт десять небольших фирм и ИП. Четверо присылают документы в мессенджер, двое отдали ей свои электронные подписи на флешках, а на прошлой неделе одна из флешек потерялась. Она на налоге на профессиональный доход и вдруг задумалась: а вообще-то всё это законно? Статус, договор, подпись и сервис по порядку.

Может ли самозанятый вести бухгалтерию клиентов?

Может, если не попадает под запреты закона. Перечня разрешённых видов деятельности в законе о НПД нет: объектом налога признаются доходы от реализации товаров, работ, услуг (ст. 6 закона 422-ФЗ). Бухгалтерские услуги под это подходят. Ограничения касаются условий: наёмные работники, агентские договоры, перепродажа, лимит дохода.

Источник: ст. 4 и 6 закона № 422-ФЗ (ред. от 04.08.2026, Контур.Норматив, 13.10.2026).

Какие запреты в законе о НПД важны бухгалтеру?

Закон о НПД запрещает режим четырём группам, которые встречаются у бухгалтеров: тем, у кого есть работники, кто работает по агентским договорам и договорам поручения, кто занимается перепродажей и кто превысил лимит дохода (ч. 2 ст. 4 закона 422-ФЗ). Применять режим не вправе:

1. лица, имеющие работников, с которыми они состоят в трудовых отношениях;
2. лица, ведущие предпринимательскую деятельность в интересах другого лица на основе договоров поручения, комиссии либо агентских договоров;
3. лица, осуществляющие перепродажу товаров, имущественных прав;
4. налогоплательщики, у которых доходы в текущем календарном году превысили 2,4 миллиона рублей.

Остальные пункты (подакцизные товары, добыча полезных ископаемых и т. д.) к бухгалтерским услугам отношения не имеют. Есть ещё ст. 6: не признаются объектом налога доходы от услуг по гражданско-правовым договорам, если заказчик ваш работодатель или был им менее двух лет назад.

Какой лимит дохода у самозанятого бухгалтера?

Предел: 2,4 миллиона рублей за текущий календарный год (п. 8 ч. 2 ст. 4 закона 422-ФЗ). Если делить на десять клиентов поровну, получается 240 тысяч рублей в год с каждого, то есть 20 тысяч в месяц. Для небольших фирм это реальный потолок, а не абстракция, поэтому доход нужно считать нарастающим итогом в приложении «Мой налог».

При превышении лимита режим применять нельзя. Порядок перехода на другой режим уточните в налоговой.

Где граница между услугой и агентским договором?

Если вы по заданию заказчика совершаете действия и получаете оплату за свой труд, это возмездное оказание услуг (ст. 779 ГК). Если вы совершаете юридические действия в интересах клиента как поверенный, комиссионер или агент, это уже договоры, запрещённые для НПД. Граница проходит по тому, действуете вы за свой труд или за клиента.

Перепродажа тоже случается на практике. Например, вы покупаете подписку на сервис или электронную подпись для клиентов и выставляете им счёт с наценкой. Самый простой путь: клиент платит за сервис и подпись сам, а вам платит только за работу. Тогда вопроса о перепродаже не возникает.

Договор с клиентом: что в нём написать?

Нужен договор возмездного оказания услуг с чётким перечнем работ. Укажите, что вы делаете (учёт, расчёт налогов, подготовка отчётов), чего не делаете (не подписываете документы без доверенности, не распоряжаетесь деньгами), как оплачивается работа и кто платит за сервис отчётности.

В договор стоит добавить три условия:

1. Полномочия на сдачу отчётности оформляются отдельной доверенностью, а не словами «в рамках договора».
2. Клиент сам отвечает за достоверность первичных документов.
3. Раздел о персональных данных: какие данные вы получаете, зачем и как храните (подробнее ниже).

Чьей подписью сдавать отчётность за клиента?

Отчёт подписывает либо сам руководитель клиента своей квалифицированной подписью, либо вы, но тогда нужна доверенность. Налоговый кодекс прямо допускает сдачу декларации «лично или через представителя» (п. 4 ст. 80 НК). Директор подписывает без доверенности, остальные подписывают своей подписью физлица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Подробно это разобрано в статье «Бухгалтер сдаёт за директора».

Для вас это значит: на каждого клиента нужна отдельная МЧД на вашу личную подпись. Для СФР доверенность оформляется отдельно, и по справочным материалам операторов МЧД для ФНС и СФР не взаимозаменяемы. Свою подпись физлица можно выпустить, например, в удостоверяющем центре Контура.

Можно ли сдавать отчёты ключом клиента?

Лучше этого не делать. Закон об электронной подписи обязывает участников «обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей без их согласия» (п. 1 ст. 10 закона 63-ФЗ). Флешка клиента у вас в ящике стола нарушает это сразу с двух сторон: ключ у чужого человека, и за него отвечает клиент.

Если уж ключ потерян или есть основания считать, что им воспользовались, пользоваться им нельзя, а выдавший центр нужно уведомить в течение не более чем одного рабочего дня (те же п. 1 ст. 10). МЧД решает проблему: ключ остаётся у владельца, а ваша подпись привязана к вам.

Что будет, если отчёт подписан без полномочий?

Налоговая вправе признать отчёт непредставленным. Так сказано в п. 4.1 ст. 80 НК: документ считается непредставленным, если подписан неуполномоченным лицом, и налоговый орган уведомляет об этом не позднее пяти дней со дня установления обстоятельства (п. 4.2). Дата первой отправки при этом не сохраняется, значит, срок мог уже пройти.

Для клиента это риск просрочки со всеми последствиями. Для вас это ещё и гражданский спор: по п. 1 ст. 183 ГК, если полномочий не было, сделка считается заключённой от вашего имени, пока клиент прямо её не одобрит. Договор лучше составить так, чтобы без доверенности вы просто не отправляли ничего.

Может ли один человек вести десять организаций в одном сервисе?

В Контур.Экстерне это предусмотрено для обслуживающих бухгалтерий. На официальной странице для бухгалтерских фирм (проверено 13.10.2026) сказано: есть тарифы, позволяющие вести необходимое количество организаций, при новом клиенте можно докупить ячейку, самостоятельные организации собираются в группу для работы «в режиме одного окна». Сроки отчётов и платежей видны по всем компаниям сразу, фильтры по периоду, группе и ведомству.

Для сдачи за клиента сервис поддерживает МЧД для ФНС, СФР, Росстата и ЦБ. По ценам: нулевая отчётность стоит от 2 000 рублей в год, кадровая от 3 600 рублей в год. Для обслуживающих бухгалтерий в Москве на 16.10.2026 тариф «Общий» стоит 37 000 рублей в год за 5 организаций и 51 400 за 10, тариф «Общий +» 59 000 и 87 300 рублей.

Десять клиентов проще вести, когда у каждого своя папка и своя доверенность на ваше имя

Как защитить персональные данные клиентов?

Клиент остаётся оператором данных своих сотрудников, а вам он поручает обработку договором (ч. 3 ст. 6 закона 152-ФЗ). В поручении указывают перечень данных и действий, цели, конфиденциальность и безопасность. Перед самим человеком за вас отвечает клиент, вы отвечаете перед клиентом (ч. 5 ст. 6).

Практически: не пересылайте паспорта и СНИЛС в общих чатах, разделите папки по клиентам, а доступ к сервису делайте по личному логину. В Экстерне для этого есть многопользовательский режим с правами доступа по организациям.

Честно про неудобства

Десять МЧД означают десять доверенностей со своими сроками. Если срок в доверенности не указан, она действует год со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК), и продлевать их придётся по календарю. Ещё одно неудобство: на НПД вы не можете нанять помощника по трудовому договору. С ростом клиентов придётся либо менять статус, либо искать партнёра.

Когда сервис не нужен

Если клиентов один-два и они сдают только нулевую отчётность, отдельный сервис для группы организаций избыточен: хватит обычного тарифа каждого клиента. Не нужен он и тогда, когда клиент сдаёт всё сам.

Типичная ошибка

Хранить чужие подписи у себя «чтобы было удобнее» и сдавать отчёты под ними. Работает до первой утери флешки, смены директора или проверки, на которой выяснится, что отчёт подписал не тот человек.

Что не учли

Не разбирали статус ИП, страховые взносы и аудит: это отдельные темы.

Частые вопросы

Нужно ли самозанятому бухгалтеру регистрироваться как ИП?

Нет, закон разрешает режим физлицам и ИП (ч. 1 ст. 4 закона 422-ФЗ). Но при лимите 2,4 млн рублей в год и десяти клиентах стоит заранее просчитать, не придётся ли выходить за предел.

Можно ли оформить агентский договор на покупку подписи для клиента?

Для НПД нет: агентские договоры, договоры поручения и комиссии в ч. 2 ст. 4 запрещены. Пусть клиент покупает подпись сам.

Какая доверенность нужна на сдачу отчётов?

МЧД на ваше имя от организации. Для ФНС она регистрируется в реестре ФНС (m4d.nalog.gov.ru), для СФР оформляется отдельно.

Что делать, если ключ клиента попал не в те руки?

Не использовать его и уведомить удостоверяющий центр не позднее одного рабочего дня (п. 1 ст. 10 закона 63-ФЗ).

Нужно ли уведомлять клиента, что вы на НПД?

В договоре статус лучше указать: клиенту важно знать, что вы не вправе заключать агентские договоры и нанимать сотрудников.

Один шаг на эту неделю

Составьте таблицу из десяти клиентов: у кого есть МЧД на вас, до какого числа она действует и чья подпись стоит под последним отчётом. Там, где ответ «ключ клиента у меня», запросите МЧД.