Сертификат ЭЦП для Контур.Экстерна: какой подойдёт и как подписать без директора

Срок сдачи завтра, отчёт готов, а сертификат подписи закончился или лежит на токене у директора в другом городе. Знакомая история для любого бухгалтера. Сертификат ЭЦП для Контур.Экстерна нужен каждому, кто отправляет отчёты, поэтому важно заранее понять, какой подойдёт, у кого его взять и как подписать документ, если руководителя нет рядом.

Какой сертификат ЭЦП подходит для Контур.Экстерна?

Для Контур.Экстерна подходит сертификат любого аккредитованного удостоверяющего центра. Подойдёт и сертификат удостоверяющего центра ФНС или Федерального казначейства. Если подходящего сертификата нет, его можно получить у Контура.

Так что покупать подпись обязательно именно у оператора отчётности не нужно. Уже действующий сертификат вы используете как есть и начинаете работать с ним сразу.

Чем отличается сертификат руководителя от сертификата сотрудника?

Отчётность можно подписывать сертификатом руководителя или сертификатом физического лица, то есть сотрудника. В первом случае доверенность не нужна: руководитель подписывает сам. Во втором к сертификату сотрудника нужна электронная доверенность, то есть МЧД.

Выбор зависит от того, как устроена работа в компании. Если директор готов подписывать каждый отчёт, хватит его сертификата. Если отчётностью занимается бухгалтер, удобнее оформить доверенность и работать по сертификату сотрудника. Как выпустить МЧД, подробно разобрано в материале про доверенности для сдачи отчётности.

Можно ли получить сертификат ЭЦП в самом Контур.Экстерне?

Да. Если у вас нет сертификата аккредитованного центра, его можно получить у Контура. Это удобно для тех, кто только подключается: сертификат и сервис отчётности оформляются в одном месте, а не у разных поставщиков.

Если сертификат уже есть, получать новый не нужно. Сервис принимает действующие подписи аккредитованных центров, так что переход на Экстерн не требует перевыпуска. О переходе от другого оператора рассказано в статье про перенос отчётности на Экстерн.

Что такое дистанционное подписание в Контур.Экстерне?

Эта функция избавляет директора от поездки в офис, а бухгалтера от токена в кармане. Ссылка приходит на почту или в мессенджер, по ней открывается документ, и руководитель ставит собственную подпись. Затем бухгалтер отправляет отчёт.

Этот способ нужен, если директор в отпуске, в командировке или просто работает в другом городе. Токен остаётся у владельца, а отчёт уходит в срок.

Для каких документов нужно дистанционное подписание?

Без него не обойтись там, где доверенность не работает: например, при подписании самих МЧД и уведомлений для МВД. Доверенности для налоговой и для фонда директор подписывает на расстоянии.

Без этой функции бухгалтеру остаются два пути: оформить доверенность или взять токен у директора. Оба неудобны, потому что доверенность готовят заранее, а токен приходится возить.

Чей сертификат открывает входящие требования?

Чтобы открыть входящее от ведомства, нужна либо доверенность, либо личная подпись директора. Своим сертификатом бухгалтер вправе воспользоваться лишь тогда, когда тот занесён в реестр ФНС. Иначе требования и сообщения останутся закрытыми.

Поэтому при выборе сертификата стоит заранее подумать не только об отправке, но и о получении. От того, чей сертификат зарегистрирован в ФНС, зависит, кто сможет открыть входящее. Как ведётся работа с требованиями в сервисе, описано в материале про таблицу требований.

Нужно ли менять сертификат при переходе на Контур.Экстерн?

Если сертификат действующий и выдан аккредитованным центром, перевыпускать его не нужно: вы продолжаете работать с той же подписью. Получение нового имеет смысл, когда срок старого подходит к концу или подписи нет вовсе.

Перед переходом убедитесь, что сертификат оформлен на нужного человека. Если отчёты подписывает директор, нужна его подпись, если сотрудник, то его подпись и электронная доверенность. Так вы не потеряете время в день сдачи.

Как не оказаться без подписи в день сдачи?

Смотрите на срок сертификата не в последний день, а заранее: перевыпуск лучше начинать с запасом. Директор часто в разъездах? Тогда подключите подписание по ссылке или выпустите доверенность на бухгалтера.

Удобный порядок: проверить срок, убедиться, что подпись видна в системе, и договориться, кто что подписывает. Список подготовки к дню сдачи есть в статье про подпись и доверенность.

Бухгалтерским фирмам, которые сдают за нескольких клиентов, пригодится разбор того, как вести сертификаты клиентов.

Частые вопросы про сертификат ЭЦП для Контур.Экстерна

Можно ли использовать сертификат другого удостоверяющего центра?

Да, если центр аккредитован. Подходят также подписи от ФНС и Федерального казначейства.

Нужна ли доверенность, если отчёт подписывает бухгалтер?

Нужна, когда подписывает сертификат сотрудника. Подпись самого директора обходится без неё.

Как подписать отчёт, если директора нет на месте?

Отправьте директору ссылку для дистанционного подписания, он подпишет сам.

Можно ли получить сертификат у Контура?

Да, Контур выпускает сертификаты тем, у кого их ещё нет.

Если вы выбираете сервис, подобрать тариф Контур.Экстерна можно на сайте.