ЕФС-1 при приёме и увольнении: в какой срок сдавать и какой штраф за опоздание

В пятницу в половине седьмого вечера директор подписывает приказ об увольнении менеджера. Менеджер уходит с вещами, кадровик закрывает кабинет, бухгалтер уже в метро. А в понедельник утром выясняется, что сведения в Социальный фонд надо было отправить сразу в ближайший рабочий день, то есть в понедельник. Срок короткий, и именно его забывают чаще остальных.

Форма ЕФС-1 заменила сразу несколько старых отчётов, а сроки у её разделов разные. Одни привязаны к дню приказа, другие к 25-му числу месяца. Кто помнит один общий срок, того штраф найдёт легко.

Когда отправлять сведения о приёме и увольнении?

В ближайший рабочий день после приказа. Правило действует для приёма, увольнения, приостановки и возобновления трудового договора. Отсчёт идёт не от выхода или ухода человека, а от даты документа, которым оформлено событие. Приказ подписан в пятницу, значит, сведения уходят в понедельник.

Норма: подпункт 2 пункта 2 статьи 11 закона № 27-ФЗ, текст которого есть в справочной системе Гарант. Данные заносят в первый раздел формы, в подраздел 1.1.

Считайте так:

• приказ о приёме подписан во вторник: сведения нужны в среду;
• приказ об увольнении подписан в пятницу: сведения нужны в понедельник;
• приказ подписан в предпраздничный день: срок наступит в первый рабочий день после праздников.

Что ещё входит в подраздел 1.1 и как быть с переводом?

Помимо трудовых событий, в подраздел попадают договоры гражданско-правового характера. Отделения СФР в своих разъяснениях называют для них тот же срок: сведения о начале и окончании договора уходят на следующий рабочий день. Исполнители по ГПХ в этом смысле приравнены к штатным сотрудникам.

Перевод на другую постоянную работу и прочие кадровые события подчиняются другому графику. По данным СФР, их включают в отчёт до 25-го числа следующего месяца. Перевели человека в ноябре: сведения должны уйти до 25 декабря.

Полный перечень мероприятий и сроков фонд опубликовал на странице ответов на общие вопросы по отчётности.

Когда нужно подать подраздел 1.2 за 2026 год?

В подразделе 1.2 собраны периоды работы и страховой стаж, он подаётся раз в год. По данным СФР, срок наступает 25-го числа месяца после отчётного периода. Для 2026 года это понедельник, 25 января 2027 года, так что переноса на выходной нет. Отправлять можно в любой день января до этой даты.

В январе рядом с подразделом 1.2 стоят и другие сроки, поэтому удобно смотреть на них вместе. Свести всё в одну картину поможет календарь годовой отчётности, где собраны сроки с января по апрель 2027 года.

Сколько стоит опоздание или ошибка?

Для приёма и увольнения штраф накладывают по Кодексу об административных правонарушениях. По данным СФР и профессиональных изданий, за опоздание с подразделом 1.1 по трудовым событиям на должностное лицо накладывается штраф от 300 до 500 рублей. Фонд на своей странице об ответственности ссылается здесь на статью 15.33.2 КоАП (часть 1).

Статья 17 закона № 27-ФЗ добавляет собственные санкции, и относятся они к другим сведениям:

• 500 рублей на каждого человека, если опоздали или ошиблись со сведениями о договорах ГПХ (подраздел 1.1), периодах работы (подраздел 1.2) и допвзносах на накопительную пенсию (подраздел 3); это часть 3 статьи 17;
• 1000 рублей, если нарушены правила электронной подачи; это часть 4 статьи 17.

Штраф считается по числу людей. Опоздали с подразделом 1.2 по двадцати сотрудникам, получите 10 000 рублей. Поэтому январская просрочка по годовым сведениям дороже разовой ошибки по одному увольнению. Про ошибки в соседних отчётах, РСВ и 6-НДФЛ, есть отдельный разбор.

Страница фонда, где перечислены случаи санкций: Ответственность страхователя.

Можно ли снизить штраф или избежать его?

По данным профессиональных изданий, если страхователь сам заметил ошибку и подал уточнённые сведения до получения уведомления от фонда, санкции удаётся избежать. Если уведомление уже пришло, то уточнение лучше направить в течение пяти рабочих дней после него: это даёт основания просить о смягчении. Решение принимает фонд.

Что делать на практике:

1. Не откладывайте исправление «на потом». Чем раньше уходят уточнённые сведения, тем проще объяснять причину.
2. Сохраняйте протокол приёма отчёта: по нему видна дата отправки, и спор о сроке закрывается за минуту.
3. Если отчёт вернули с ошибкой, разберитесь с кодом отказа и отправьте заново в тот же день. Значения кодов собраны в материале про отказы ФНС и СФР.

Как не забыть про короткий срок при приёме и увольнении?

Форма тут ни при чём. Дело в том, что приказ подписывает директор, а отчёт сдаёт бухгалтер или кадровик, и между ними нет автоматической связи. Вариантов три.

Первое: договориться, что копия каждого приказа о приёме и увольнении в тот же день уходит тому, кто отправляет ЕФС-1. Второе: завести общий календарь, где вечером в день приказа появляется задача «отправить сведения завтра». Третье: использовать сервис, который напоминает о сроках и сам проверяет форму до отправки.

В Контур.Экстерне напоминания о сроках приходят из календаря отчётности, а формат отчёта проверяется до отправки, поэтому ошибка в электронном виде не превращается в штраф в 1000 рублей. Но даже без сервиса помогает простое правило: приказ о людях подписан, значит сегодня же сообщить тому, кто отправляет отчёт.

Частые вопросы про ЕФС-1 при приёме и увольнении

Нужно ли сообщать в СФР о договоре ГПХ?

Да. Дата заключения и дата прекращения договора ГПХ отражаются в подразделе 1.1, срок тот же: следующий рабочий день. За просрочку по ГПХ фонд берёт 500 рублей за каждое лицо.

Что делать, если приказ подписан задним числом?

Срок считается от даты приказа, которая стоит в документе. Если приказ датирован вчерашним днём, а оформили вы его сегодня, срок уже идёт. Кадровые события лучше не оформлять задним числом без реальной необходимости: это сразу сокращает время на отправку.

За что штраф 1000 рублей, а за что 500?

Пятьсот рублей считают на каждого человека, по которому опоздали или ошиблись со сведениями о ГПХ, стаже или допвзносах. Тысяча рублей относится к нарушению правил электронной подачи. Обе нормы приведены на странице фонда об ответственности страхователя.

С чего начать на этой неделе

Откройте свои последние три приказа о приёме или увольнении и сравните дату приказа с датой отправки сведений. Если разрыв больше одного рабочего дня, значит, процесс дал сбой, и штраф рано или поздно придёт. Настройте напоминание и передачу приказов, а если хотите собрать отчётность и календарь в одном окне, посмотрите тарифы Контур.Экстерна.